Business coaching: Conheça as algumas práticas de uma gestão de clínica ineficiente

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Como anda a sua gestão de clínica? Gerir não significa delegar tarefas e ações aos seus funcionários e deixar por isso mesmo. Gestão de clínica se trata de acompanhar, avaliar e se posicionar frente aos obstáculos que aparecem na clínica em nível estratégico, técnico, administrativo e financeiro.

Para te ajudar a entender por que os resultados da sua clínica não estão alcançando os objetivos que você traçou e a tornar a gestão de clínica menos complexa e descontrolada, vou te contar as algumas práticas de uma gestão ineficiente.

Assim, você vai perceber quais erros comuns você vem cometendo na sua clínica. Para cada erro, darei uma dica de ação que você pode começar a executar o quanto antes!

1-      Misturar as contas pessoais com as contas da clínica ou consultório

Do ponto de vista da gestão financeira, esse é o pior pesadelo para qualquer empreendimento. Por mais que você tenha acabado de abrir o seu próprio consultório e ele ainda seja pequeno, é importante que, desde o início, você separe as contas do consultório das pessoais.

Fica impossível fazer um controle financeiro realmente apurado, se você retira dinheiro do seu consultório ou clínica para pagar contas pessoais ou vice-versa. Você precisa saber exatamente de onde vem e para onde vai o dinheiro da clínica. Separe contas bancárias e cartões diferentes para a sua empresa (sim, a sua clínica é uma empresa!).

Uma dica importante é contabilizar inclusive o seu salário mensal! O seu pagamento deve ser registrado nas contas do consultório para que a análise do seu controle financeiro, no final do mês, seja a mais correta e aprofundada possível.

 2 - Não se atentar à gestão de funcionários

Você sabe o que pode fazer a gestão de clínica ir por água abaixo? Uma equipe de funcionários desmotivada e improdutiva.

De nada adiantarão todos os esforços do mundo para organizar a sua gestão se você estiver sozinho nessa empreitada. Você vai se desgastar à toa e os seus investimentos em melhorias, softwares de gestão e demais tecnologias não trarão os resultados que você espera.

A gestão de clínica envolve dar atenção especial à equipe que trabalha junto à você. Se você negligencia o relacionamento com os seus funcionários e não investe em práticas motivacionais e treinamento, seus funcionários não vão se dedicar tanto quanto você a esse empreendimento.

 3 – Não conhecer a fundo o cliente e suas necessidades

A gestão de clínica também se refere à parte estratégica do seu empreendimento. Nenhuma estratégia alcança resultados realmente significativos sem um conhecimento aprofundado do público que deseja atingir.

Um erro fatal que qualquer gestão pode cometer é ignorar o processo de construção do perfil de público que deseja atrair para a clínica. Quem são os pacientes que frequentam o consultório? Trace o perfil desse público: idade, gênero, profissão… eles fazem atividades físicas? Frequentam alguma rede social?

Todas essas informações são importantes para que você desenvolva a estratégia ideal de relacionamento com o paciente: qual a melhor forma de se comunicar com eles, os melhores horários, quais são suas dores, o que eles procuram solucionar na clínica, etc.

 4 - Não estabelecer processos na gestão de clínica

Imagine que, de um mês para o outro, de repente, os resultados da sua clínica despencam. O retorno sobre o investimento foi quase negativo e você não consegue entender o que aconteceu. Vê que o número de atendimentos concluídos foi baixo, mas não sabe exatamente o porquê. Será que foram poucos os agendamentos? Ou foram muitas faltas?

São perguntas que dificilmente encontrarão respostas se você não estabelece processos na sua clínica. Isso porque entre o paciente descobrir a sua clínica e finalizar um atendimento com você, muita coisa acontece no meio do caminho. E só estabelecendo processos precisos que norteiam esse caminho que ele vai fazer, você conseguirá descobrir em qual momento essa história desandou e o que deu de errado.

Processos dizem respeito aos padrões definidos por você a serem executados na sua clínica. Scripts de atendimento ao telefone para os funcionários da recepção, por exemplo. O que, exatamente, eles devem perguntar e informar ao paciente que deseja marcar uma consulta na clínica?

Quais serão os processos de confirmação da consulta? Serão enviadas mensagens via SMS? O paciente terá que ligar um dia antes para confirmar a consulta ou os seus funcionários farão isso? Qual momento do dia será destinado exclusivamente para essas ligações? Caso outras demandas de urgência apareçam de repente, essas confirmações de consulta via telefone ainda serão prioridade? Se os seus funcionários não puderem executar essa função, quem ficaria por conta disso?

Tente estabelecer os processos e procedimentos de cada tarefa executada pela sua equipe de funcionários. Você pode delegar essa função a sua equipe que já conhece mais profundamente os detalhes de suas ações diárias. Mas não deixe de conferir e dar o seu aval para que os processos estejam coerentes com o que você almeja para a sua clínica.

 5 - Não medir os resultados dos investimentos mês a mês

Uma gestão de clínica ineficiente deixa de lado métricas valiosíssimas para uma apreensão fiel do que realmente está acontecendo com o seu empreendimento. Todo investimento que você realiza na sua clínica precisa ser registrado adequadamente no controle financeiro para que você possa tirar as métricas que precisa para a avaliação dos resultados.

Houve retorno do investimento? Qual a porcentagem desse retorno? Quanto tempo demorou para que esse retorno finalmente caísse no caixa da clínica? Sabendo essas informações, você consegue se programar melhor para investimentos futuros. Você poderá calcular o tempo entre o investimento e o retorno e poderá providenciar medidas que suportam financeiramente esse intervalo de tempo.

6 - Negligenciar a parte estratégica e o marketing na gestão de clínica

O pior erro que você pode cometer com a sua gestão de clínica é ignorar a importância do marketing para os empreendimentos da área da saúde. Uma clínica que não investe em marketing, divulgação e anúncios pode acabar engolida pela concorrência.

É muito importante, como gestor, que você entenda que uma clínica ou um consultório são empreendimentos como outro qualquer e precisam de planejamento estratégico para sobreviverem no mercado.

Sua clínica ou consultório não possui um site? Você não separa algumas horas na semana para ficar por conta da gestão estratégica? Opa, isso pode ser um problema.

Fica impossível atrair novos públicos se a sua clínica não possui visibilidade… e a melhor maneira de ser a resposta para o que as pessoas estão procurando, hoje em dia, é estar na internet.

Investir na presença online é tarefa essencial para uma clínica que deseja crescer e atingir metas mais altas. Por isso, atente-se a isso se você é o gestor da sua clínica ou consultório.

 

Caso precise de alguma orientação mais específica e personalizada é só entrar em contato pelo e mail: vaniacarteli@gmail.com e site: www.vaniacarteli.com para juntos construirmos planejamento estratégico. Um forte abraço e muito sucesso e prosperidade para você.

 

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