Como está sua equipe nas melhorias de processos?

Postado por: Vania Carteli

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Você deve estar se perguntando o que são processos numa empresa, mas antes de tudo precisamos explicar o que são processos. A  origem da palavra “processos” vem do latim “procedere”, que significa métodos, sistema, maneira de agir ou conjunto de medidas tomadas para atingir algum objetivo.

Para virar a chave em sua empresa e fazer com que todos deem mais atenção aos processos, é preciso adotar algumas atitudes. Listamos 5 dicas para isso, que contribuem diretamente para esse bom resultado, vamos lá?

- Comunique sua equipe

Parece óbvio, mas muitas empresas, na hora de implementar seus processos (ou mesmo revisá-los), acabam se esquecendo de avisar seus ativos mais importantes: a equipe de trabalho. Se todos não estiverem cientes dessa etapa e compreendendo a importância dela, ficará mais difícil ter o comprometimento deles.

Por mais que seja uma “obrigação”, é diferente de ter uma entrega real na hora de fazer o levantamento de informações. Por isso, pense bem na importância de engajá-los nisso.

- Mapeie os processos existentes

Essa atividade em si, quando bem feita, já é um ótimo meio de avaliação de como andam as coisas na sua empresa. Com papel e caneta em mãos você pode fazer um passo a passo de como é feito o processo de atendimento ao cliente por exemplo.

Aqui é válido abrir um parênteses e reforçar: quanto mais detalhado for o levantamento de informações, mais bem desenhado será o seu processo. Imagine se você precisa substituir uma pessoa de sua equipe: ao ter essa etapa bem desenhada, você economiza tempo no treinamento.

O melhor modo de fazer a visualização dessas informações é por meio de fluxogramas. Com eles, podemos representar as etapas de modo bem simplificado, de maneira visual e de simples entendimento.

- Análise de processo

Esse momento é muito relacionado ao anterior. Parece mágica, mas ao desenhar as etapas, é natural surgirem melhorias que podem ser implementadas na rotina da empresa. Por isso é importante fazer em conjunto com os responsáveis por cada atividade!

Com os processos na empresa desenhados, ficará ainda mais fácil fazer essa análise crítica, que permitirá trazer ganhos que visam o melhor atendimento do cliente, potencializando a produtividade e o engajamento de sua equipe.

-  Implemente as melhorias

Após terem sido mapeadas, é importante adotar os novos procedimentos. Muitas vezes, isso requer treinamento e preparo da equipe de trabalho (especialmente se demandar atendimento ao cliente) ou mesmo dispor de novas maneiras para contratar serviços de terceiros.Estabeleça um tempo para que as mudanças passam a valer, relembre aos envolvidos e implante o novo modo de trabalho.

-  Revisão constante

Uma boa etapa do trabalho foi feita, mas não significa que foi concluída. Lembre-se de fazer a revisão periódica (dependendo do processo, pode ser semestral ou mesmo trimestral) para garantir que evoluções naturais sejam incorporadas, a fim de que sua empresa não fique parado no tempo.

Esse mecanismo pode garantir que sempre você esteja em busca de melhorias e novidades! O que pode ser altamente motivador para sua equipe e, principalmente, para alavancar os resultados.

 IMPORTANTE: ao concluir essas etapas, é sempre fundamental listar as atividades que devem ser desenvolvidas, nomear os responsáveis por elas e os setores envolvidos. Detalhar isso ajuda a tirar do papel tudo aquilo que foi estruturado. Pouco adianta todo esse esforço, se não tiver ação!

E não se esqueça: a gestão de processos nas empresas é uma atividade contínua e que você não pode abrir mão se deseja alçar voos maiores! Não se apegue aos processos que criou, essa atividade deve ser vista como evolutiva.

Em algum momento você e sua equipe desenharão um processo que não funcionará tão bem assim na prática e precisará de ajustes. Por isso, esteja sempre alinhado com sua equipe, mantenha o canal de melhorias aberto.

 

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