A importância de ter uma recepcionista/secretária preparada em seu consultório

Postado por: Vania Carteli

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Talvez você não tenha se dado conta de uma coisa ainda: você pode ser o melhor profissional da sua cidade, ou até mais que isso, mas a primeira impressão dos seus pacientes vai ser dada pela sua recepcionista ou secretária. Não por você.

O Investimento em uma profissional capacitada que tenha conhecimento e saiba executar o trabalho com excelência é de importância primordial.

Você não precisa mudar sua secretária, mas pode investir na sua qualificação. Existem ótimos cursos no mercado para essa área, visto que é tão crescente e cada vez há mais concorrência no mercado.

É importante que a profissional que trabalha com você, assim como você, está em constante atualização, que ela também tenha essa possibilidade.

A atualização, treinamento ou a qualificação de sua equipe de trabalho é de suma importância.

Listamos algumas competências, técnicas ou não, que sua recepcionista deve ter:

Conhecimentos de língua português, escrita e fala coerentes e adequados. A porta de entrada, o cartão de visitas do seu consultório é a profissional que fica lá. Ela precisa saber se comunicar de maneira efetiva. Precisa ser comunicativa e atenciosa.

Precisa ter boa apresentação pessoal, no sentido de usar roupas e cabelos de acordo, aparência profissional. Quando falamos em roupas e cabelos nos referimos a nada de cabelos bagunçados ou roupas amassadas. Não há necessidade de uso de uniforme, mas é uma dica boa para que isso não aconteça, o que também permite um bom aspecto na organização da sua clínica caso tenha mais funcionários.

Ela precisa saber resolver conflitos e imprevistos. Ter habilidade para alterar e resolver situações com sua agenda de forma a não prejudicar o andamento do dia e dos atendimentos. Atrasos, consultas desmarcadas, pacientes indelicados.

Ela precisa ter conhecimentos de informática. Fazer agendamentos eletrônicos, usar software de gestão, pode controlar suas redes sociais, responder dúvidas sobre atendimentos e serviços.

Ser empática, cordial, e atenciosa. Quem trabalha com atendimento ao público, especialmente na área da saúde, precisa destas competências. Ela representa sua marca, ela representa você. Pense nisso.

A organização também precisa fazer parte de sua lista de competências. Para qualquer um na verdade. Mas pra ela é importantíssimo. Saber manter a organização da sua agenda, do consultório, realocar horários, e organizar tudo é de suma importância.

Ela precisa ter conhecimentos relacionados aos convênios que você atende. As regras e as formas corretas de preenchimentos, para que sejam relacionados todas consultas e evite furos no seu faturamento. Convênios costumam glosar seguidamente quando preenchimentos não estão corretos ou de acordo com suas normas.

Curso de recepcionista

Cursos tradicionais para a formação de recepcionistas geralmente incluem em sua grade curricular assuntos como os que seguem:

·                    Perfil Ideal do Recepcionista

·                    Marketing Pessoal

·                    Etiqueta Social

·                    Ética Profissional

·                    Comunicação

·                    Relacionamento Intrapessoal e Interpessoal

·                    Atendimento ao Cliente

·                    Qualidade de Atendimento ao Público

·                    Atendimento Telefônico

·                    Relações interpessoais

·                    Gerenciamento do trabalho

·                    Noções de apoio administrativo

·                    Liderança

·                    Regras de convênios e faturamento

Muitas vezes há necessidade apenas de trabalhar algumas competências técnicas e potencializar habilidades. Hoje existem trabalhos de Coach no mercado que podem trabalhar exatamente a sua necessidade de forma específica, operando grandes resultados em pouco tempo.

 

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